ESTRUCTURA DE UNA BASE DE DATOS DE ACCESS

COMPRENDER LOS CONCEPTOS BÁSICOS DE UNA BASE DE DATOS DE ACCESS

Una base de datos es una colección de información relacionada con un tema u objetivo concreto, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo lo están partes de la misma, es posible que tenga que hacer el seguimiento de la información en diversos orígenes que tendrá que coordinar y organizar.

Archivos de base de datos de Access

Puede utilizar Access para administrar todos sus datos en un solo archivo. Dentro de un archivo de base de datos de Access, puede utilizar:

·         Tablas para almacenar los datos.

·         Consultas para buscar y recuperar exactamente los datos que desee.

·         Formularios para ver, agregar y actualizar datos en las tablas.

·         Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.

Guardar una vez los datos en una tabla, pero verlos desde varias ubicaciones. Cuando se actualizan los datos, se actualizan automáticamente en cualquier lugar que aparezcan.

 Recuperar datos mediante una consulta.

 Ver o introducir datos mediante un formulario.

 Visualizar o imprimir datos mediante un informe.

Todos estos elementos: tablas, consultas, formularios e informes son objetos de bases de datos (objetos de base de datos: una base de datos de Access contiene objetos como tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros y módulos. Un proyecto de Access contiene objetos como formularios, informes, páginas, macros y módulos.).

 Nota   Algunas bases de datos de Access contienen vínculos a tablas que están almacenadas en otras bases de datos. Por ejemplo, puede tener una base de datos de Access que no contenga nada más que tablas y otra base de datos de Access que contenga vínculos a esas tablas, así como consultas, formularios e informes basados en las tablas vinculadas. En la mayoría de los casos, no tiene importancia si se trata de una tabla vinculada o si está realmente almacenada en la base de datos.

Tablas y relaciones

Para almacenar los datos, se crea una tabla para cada tipo de información del que se hace un seguimiento. Los tipos de información podrían incluir información de los clientes, productos y otros detalles. Para reunir los datos procedentes de varias tablas en una consulta, formulario o informe, hay que definir las relaciones entre las tablas.

La información de los clientes que una vez existió en una lista de direcciones, ahora está ubicada en la tabla Clientes.

 La información de pedidos que una vez estuvo en una hoja de cálculo, ahora está ubicada en la tabla Pedidos.

 Un identificador exclusivo, como un Id. del cliente, distingue un registro de otro dentro de una tabla. Al agregar un campo de identificador exclusivo de una tabla a otra tabla y definir una relación entre los dos campos, Access puede hacer coincidir los registros relacionados de ambas tablas para que pueda reunirlos en un formulario, informe o consulta.

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Consultas

Una consulta puede ayudarle a recuperar los datos que cumplen las condiciones que especifique,  incluidos los datos de varias tablas. También puede utilizar una consulta para actualizar o eliminar varios registros a la vez y realizar cálculos predefinidos o personalizados con los datos.

 La tabla Clientes tiene información sobre los clientes.

 La tabla Pedidos tiene información sobre los pedidos de los clientes.

 Esta consulta recupera el Id. de pedido y los datos de la fecha que se requiere de la tabla Pedidos y el nombre de la compañía y los datos de la ciudad de la tabla Clientes. La consulta sólo devuelve los pedidos que se requerían en abril y sólo para los clientes con sede en Londres.

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Formularios

Se puede utilizar un formulario para ver, introducir o cambiar los datos de filas de una en una fácilmente. También se puede utilizar un formulario para realizar otras acciones, como enviar datos a otra aplicación. Los formularios contienen normalmente controles que están vinculados a campos subyacentes de las tablas. Al abrir un formulario, Access recupera los datos de una o más tablas y los muestra en el diseño que haya elegido al crear el formulario. Puede crear un formulario mediante uno de los comandos Formulario de la cinta de opciones, el Asistente para formularios, o crear su propio formulario en la vista Diseño.

 Las tablas muestran muchos registros al mismo tiempo, pero es posible que tenga que desplazarse horizontalmente para ver todos los datos de un solo registro. Asimismo, al visualizar una tabla no puede actualizar los datos de más de una tabla al mismo tiempo.

 Los formularios se centran en un registro cada vez y pueden mostrar campos de más de una tabla. También pueden mostrar imágenes y otros objetos.

 Los formularios pueden tener un botón donde hacer clic para imprimir un informe, abrir otros objetos o realizar otras tareas automatizadas.

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Informes

Los informes se pueden utilizar para analizar rápidamente los datos o presentarlos de una forma concreta, impresos o en otros formatos. Por ejemplo, puede enviar a un colega un informe que clasifique los datos y calcule los totales. O puede crear un informe con los datos de la dirección en un formato para imprimir etiquetas postales.

 Utilizar un informe para crear etiquetas postales.

 Utilizar un informe para mostrar los totales en un gráfico.

 Utilizar un informe para mostrar los totales calculados.

Ahora que ya conoce la estructura básica de las bases de datos de Access, siga leyendo para saber cómo utilizar las herramientas integradas para explorar una base de datos de Access concreta.

http://office.microsoft.com/es-mx/access-help/informacion-sobre-la-estructura-de-una-base-de-datos-de-access-HA001213954.aspx